V uplynulých letech došlo k rychlému růstu možností přístupu k informacím. Objem dat, který firmy získávají, se zvýšil mezi lety 2010-2015 šestkrát a růst bude pokračovat podobným tempem. Výzvou pro firmy je, aby takto přicházející informace dávaly smysl a jejich zpracování probíhalo cenově a časově co nejefektivnějším způsobem. Dalším trendem je vyhodnocování provozních nákladů souvisejících s tiskem a hledání způsobů, jak své činnosti zjednodušit. Třetím trendem je dopad stále mobilnějších pracovních sil, kde by mělo do roku 2018 75 % zaměstnanců pracovat z mobilních zařízení doma, na cestách nebo z kanceláří. Tento faktor vytváří potřebu přístupu k zabezpečeným informacím, které pracovníci potřebují „kdykoliv a odkudkoliv“.

„V éře cloudu mohou pokročilé funkce nové generace chytrých multifunkčních tiskáren hrát klíčovou roli v modernizaci pracoviště,“ potvrzuje Terry Kawashima, ředitel OKI Europe.

Tváří v tvář přístupu k větším objemům digitalizovaných informací průzkum IDC varuje, že společnosti musí věnovat pečlivou pozornost přístupu k datům a jejich zabezpečení. Podle nejnovějších zjištění ale celých 75 % evropských malých a středních podniků nemá zavedeno žádné postupy zabezpečení dokumentů, například uživatelské ID, a je tak potenciálně vystaveno bezpečnostním hrozbám.

Aby chytré multifunkční tiskárny vyhověly novým požadavkům, musí být schopné tisknout bez problémů ze všech typů mobilních zařízení. Musí také umožňovat bezpečný tisk z mobilních zařízení tak, aby byla zajištěna ochrana před ztrátou či zneužitím informací. Zařízení mohou ve firmě automatizovat zavedené postupy a rychle zajistit nárůst produktivity. Podle zjištění IDC chytré multifunkční tiskárny splňují požadavky 70 % evropských firem, které se chystají přijmout nástroje automatizace práce s dokumenty a zvýšit tak produktivitu zaměstnanců.

Rozsáhlé portfolio chytrých multifunkčních tiskáren OKI nabízí firmám řadu nástrojů, jak zlepšit způsob, kterým se dokumenty v organizaci zpracovávají a spravují, a pomoci tak zvýšit efektivitu. V reakci na klíčové kancelářské trendy identifikované společností IDC tyto výkonné multifunkční tiskárny spojují sofistikovaný software s pokročilými technologiemi a zaručují nejvyšší úroveň podpory zabezpečeného tisku z tabletů a chytrých telefonů, navýšení produktivity a zároveň zlepšení vstupu, zpracování a výstupu dokumentů pomocí vestavěného systému sXP (smart Extendable Platform) společnosti OKI.

Pro získání dalších informací navštivte www.oki.cz/smartmfps.

Konica Minolta představila novou komplexní službu pro digitalizaci v segmentu veřejné správy. Úřadům nabízí jak vybavení skenovacího pracoviště nutným hardwarem, tak i následnou instalaci softwaru a servis.

Nové řešení se skládá z multifunkčního zařízení nebo samostatného skeneru, které lze doplnit o čtečku čárových kódů. Součástí je rovněž software zajišťující optimalizaci naskenovaných dokumentů. Ty jsou poté automaticky pojmenovány, převedeny do editovatelného formátu PDF/A, a v digitální podobě uloženy na příslušné místo rejstříku živnostenského podnikání. „Pracovníci úřadů mohou celý proces digitalizace řídit z jediné aplikace. Ta jim umožňuje spustit skenování, zobrazit náhled dokumentů, jejich případnou úpravu i kontrolu výsledného uložení.“ doplnil P. Mikulec.

Konica Minolta se dlouhodobě zaměřuje na rozvoj digitalizačních služeb a jejich přizpůsobování individuálním požadavkům zákazníků. Jako první oslovila s podobným řešením v loňském roce účetní společnosti, daňové poradce, auditory a právní kanceláře.

„Zákazníkům chceme dát jistotu, že digitalizované daňové doklady obstojí při jednání s úřady, a to v jakkoliv vzdálené budoucnosti a v každém evropském státě. Proto jsme si jako partnera vybrali firmu Software602, která veškeré požadované normy nejen pečlivě dodržuje, ale podílí se i na jejich vytváření,“ uvedl Jiří Jelínek, ředitel divize Business Development společnosti Konica Minolta

„Digitalizace dokumentů přináší úspory času zaměstnanců, finančních prostředků i lepší ochranu informací. Každý elektronický dokument dnes můžeme připravit na dlouhodobou archivaci podle norem vyžadovaných legislativou a udržovat jej v právně použitelném stavu tak dlouho, jak bude zapotřebí,“ vysvětlil Antonín Drahovzal, obchodní ředitel pro komerci a samosprávu v Software602.

Díky spolupráci Software602 a Konica Minolta bude možné papírové dokumenty (zejména daňové doklady a jejich přílohy) po příchodu do organizace naskenovat a přímo na multifunkčních zařízeních převést do oficiálního archivačního formátu PDF/A. Jeho součástí může být elektronický podpis nebo elektronická značka pro ověření, že v elektronickém dokumentu nedošlo k žádným změnám, případně i časové razítko, které zafixuje ověření v čase. Dokument následně může být uložen v Elektronickém archivu Software602 nebo v jiném úložišti.

„Výsledkem naší spolupráce bude, že každý i bez znalosti pojmů, aplikací a postupů bude moci velmi jednoduše převést a uložit dokument, který bude splňovat všechny náležitosti dlouhodobé archivace. Celý proces nastavíme tak, že jediné, co zbyde na uživatele, bude vložit dokument a stisknout správné tlačítko,“ doplnil J. Jelínek.

Do společných projektů přináší každá z partnerských firem to, v čem vyniká. Konica Minolta tisk a digitalizaci dokumentů, vytěžování jejich obsahu a služby související s provozem multifunkčních zařízení. Software602 zase práci s archivačními formáty, elektronickým podpisem, časovými razítky a dlouhodobou archivací dokumentů při detailním dodržení norem vyžadovaných evropskou a českou legislativou.